Gérer les plannings d’une équipe terrain relève parfois du casse-tête. En effet, entre les demandes de congés de dernière minute, les échanges de shifts entre collègues et le suivi des heures travaillées, les responsables perdent un temps précieux. C’est pourquoi Microsoft a développé Shifts, une application de gestion de planification directement intégrée à Microsoft Teams. Les entreprises qui utilisent Teams pour leurs équipes de première ligne obtiennent un retour sur investissement de 345%. Elles réalisent également des économies de plus de 14,7 millions de dollars sur trois ans (Source : Forrester Total Economic Impact Study). Que ce soit pour le commerce de détail, la restauration, la santé ou l’industrie, Shifts change la manière de planifier et de communiquer. Découvrez donc comment cette solution peut transformer la gestion de vos équipes.
Shifts va bien au-delà d’un simple outil de planning. En fait, Microsoft a conçu cette application native de Teams pour les employés de première ligne. Ces collaborateurs n’ont pas de bureau fixe et leurs horaires changent souvent. On pense notamment aux vendeurs en magasin, au personnel soignant, aux serveurs ou aux opérateurs en usine.
Concrètement, Shifts permet de créer, modifier et partager des planifications d’équipe en quelques clics. Les responsables attribuent des shifts à leurs collaborateurs et définissent des activités pour chaque créneau horaire. Ensuite, ils publient le planning pour que toute l’équipe y accède aussitôt. De plus, l’application propose un système complet de gestion des demandes : congés, échanges de shifts ou candidatures pour des créneaux ouverts.
Ce qui distingue vraiment Shifts des solutions classiques comme Excel ou les plannings papier, c’est son intégration native avec Teams. Toute la communication se fait au même endroit : chat, appels et partage de fichiers. Ainsi, plus besoin de jongler entre plusieurs applications. D’ailleurs, selon le Work Trend Index de Microsoft, l’usage de Teams par les travailleurs de première ligne a bondi de 400% entre mars 2020 et novembre 2021 pendant la pandémie. (Source : Microsoft Work Trend Index). Cette croissance prouve que cette approche répond à un vrai besoin.
Pour les PME et grandes entreprises helvétiques, Shifts présente plusieurs atouts majeurs. Tout d’abord, l’application est incluse dans les licences Microsoft 365. Il n’y a donc pas de coût en plus si votre organisation utilise déjà Teams. Ensuite, Microsoft héberge les données dans des centres européens. Cela répond aux exigences de conformité et de protection des données. Enfin, l’interface existe en français et s’adapte aux fuseaux horaires locaux.
Les chiffres parlent d’eux-mêmes. Selon une étude de TCP Software, 80% des feuilles de temps contiennent des erreurs quand on les gère à la main (Source : TCP Software). Un logiciel de planification comme Shifts supprime ces erreurs. Il libère aussi du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Mettre en place Shifts dans votre organisation ne demande pas de compétences techniques. Voici donc les étapes clés pour démarrer vite et bien.
Shifts est accessible depuis la barre latérale de Microsoft Teams. Si l’application n’apparaît pas, cliquez sur « Afficher plus d’applications » puis cherchez « Shifts ». Par ailleurs, pour les utilisateurs avec une licence Microsoft 365 F1 ou F3, l’application s’épingle de façon automatique.
La création d’une planification se fait en quelques étapes simples :
Pour ajouter un shift, il suffit de cliquer sur le calendrier. Pour chaque créneau, vous pouvez définir les heures de début et de fin. Vous pouvez aussi ajouter des pauses, préciser des activités et utiliser des couleurs pour différencier les types de travail. Grâce à ce niveau de détail, les collaborateurs savent exactement ce qu’ils doivent faire et quand.
Une fonction très appréciée : les shifts ouverts. Ces créneaux non attribués peuvent être publiés. Les employés disponibles se portent alors candidats et le responsable valide ensuite les demandes. Cette approche favorise la flexibilité tout en garantissant une bonne couverture des postes.
Pour les organisations qui utilisent déjà Excel pour leurs plannings, Shifts propose une fonction d’importation. Un modèle à télécharger permet de formater les données avant l’import. Attention toutefois au format des dates : il doit correspondre aux réglages de votre appareil pour éviter les erreurs.
Au-delà de la simple planification, Shifts intègre des fonctions essentielles pour la gestion quotidienne. Ces outils permettent d’automatiser des processus qui, sans eux, prendraient des heures de travail administratif.
Les collaborateurs soumettent leurs demandes depuis l’application mobile ou desktop. Les demandes de congés sont classées par motif : vacances, maladie, congé parental, etc. Les responsables peuvent aussi créer des catégories selon les besoins de l’entreprise.
Les échanges de shifts permettent à deux collègues de permuter leurs créneaux. Le manager doit toutefois donner son accord. Cette fonction responsabilise les employés et allège la charge administrative. Selon Aberdeen Group, les collaborateurs sont six fois plus satisfaits quand ils peuvent gérer leur planning en temps réel (Source : FinancesOnline).
Shifts intègre une fonction de pointage (Time Clock). Les employés enregistrent ainsi leurs heures d’arrivée et de départ depuis Teams. Sur mobile, cette fonction peut inclure la géolocalisation. Elle vérifie alors que le pointage se fait bien sur le lieu de travail. C’est un atout précieux pour les équipes sur plusieurs sites.
Les données de pointage alimentent des feuilles de temps que vous pouvez exporter vers Excel. Ces rapports facilitent le traitement des salaires et assurent une traçabilité complète. Pour les entreprises suisses soumises à des règles strictes sur le suivi du temps de travail, cette fonction est donc très utile.
Aujourd’hui, 80% de la main-d’œuvre mondiale travaille en première ligne (Source : Resonate UCC). L’accès mobile n’est donc plus une option. C’est pourquoi Microsoft a pensé Shifts pour offrir une expérience optimale sur smartphone.
Depuis l’application Teams sur iOS ou Android, les collaborateurs consultent leur planning personnel. Ils voient aussi qui est de service un jour donné. De plus, ils peuvent définir leur disponibilité et soumettre des demandes en quelques taps. Les notifications push les alertent aussitôt en cas de changement du planning ou de réponse à une demande.
Une nouveauté appréciée : la possibilité d’indiquer sa disponibilité à des dates précises, en plus des jours récurrents. Cette flexibilité convient bien aux collaborateurs dont les contraintes changent d’une semaine à l’autre.
Les étiquettes basées sur les shifts forment une fonction puissante pour la communication d’équipe. Ces tags sont attribués de façon automatique aux employés selon leur groupe et leur présence sur un shift. Un responsable peut ainsi envoyer un message à tous les « Caissiers en poste » sans savoir qui travaille à ce moment-là. Seules les personnes de service reçoivent alors la notification.
Shifts ne fonctionne pas seul. L’application s’intègre à l’écosystème Microsoft. Elle peut aussi se connecter à des systèmes de gestion des effectifs (WFM) pour les organisations avec des besoins plus avancés.
Les grandes entreprises qui utilisent des solutions comme Blue Yonder, UKG Pro ou Reflexis peuvent les synchroniser avec Shifts. Cette intégration permet d’appliquer les règles métier définies dans le WFM. En même temps, elle offre aux employés l’interface simple de Teams pour voir leurs plannings.
Pour les développeurs, l’API Microsoft Graph pour Shifts ouvre des possibilités d’automatisation avancée. On peut par exemple générer des rapports, synchroniser avec des systèmes de paie ou créer des applications sur mesure.
Shifts s’adapte à de nombreux secteurs. Dans le commerce de détail, l’application permet de coordonner les équipes entre plusieurs points de vente. Elle gère aussi les pics d’activité comme les soldes ou les fêtes. Dans la santé, elle facilite la planification des gardes et rotations du personnel soignant. Pour la restauration et l’hôtellerie, Shifts gère les plannings variables liés à la saison. Il coordonne aussi cuisine, salle et accueil.
En Suisse, des collectivités utilisent également Shifts pour la gestion des piscines municipales, des parcs et des services d’urgence. Bref, partout où les collaborateurs travaillent selon des horaires postés.
Adopter un nouvel outil ne garantit pas des gains de productivité. Voici donc quelques conseils pour tirer le meilleur parti de Shifts au quotidien.
Pour les responsables : Publiez les plannings assez tôt pour que les collaborateurs puissent s’organiser. Encouragez l’usage des shifts ouverts plutôt que d’imposer les créneaux. Cela favorise l’engagement. Traitez aussi les demandes vite pour éviter frustrations et malentendus.
Pour les employés : Consultez votre planning souvent et définissez votre disponibilité à l’avance. Cela facilite le travail du responsable. Utilisez aussi les demandes officielles plutôt que les arrangements informels. Cela garantit une trace et évite les problèmes.
Erreurs à éviter : N’oubliez pas de publier les modifications. Elles restent en brouillon tant qu’elles ne sont pas partagées. Configurez bien le fuseau horaire dès le départ. Enfin, formez les utilisateurs. Selon Microsoft, 55% des travailleurs de première ligne n’ont reçu aucune formation sur les outils numériques qu’ils utilisent (Source : Microsoft Official Blog).
Shifts dans Microsoft Teams représente un vrai progrès pour la gestion des plannings d’équipes terrain. En centralisant la planification, la communication et le suivi du temps au même endroit, cette application supprime les silos. Elle libère aussi un temps précieux pour les responsables comme pour les collaborateurs. L’intégration native avec Microsoft 365, l’accès mobile optimisé et le coût inclus dans les licences en font une solution très attractive pour les entreprises suisses. Que ce soit pour un petit commerce ou une grande organisation multi-sites, Shifts offre la flexibilité nécessaire pour s’adapter au terrain. Il est donc temps de moderniser la gestion de vos équipes et de donner à vos collaborateurs les outils qu’ils méritent.
Shifts est-il vraiment gratuit pour les utilisateurs de Microsoft 365 ?
Oui, Shifts est inclus sans surcoût dans les abonnements Microsoft 365 et Teams. Il suffit d’avoir une licence valide (F1, F3, E1, E3, E5 ou Business) pour y accéder tout de suite.
Comment les employés sans adresse e-mail professionnelle peuvent-ils utiliser Shifts ?
Les licences Microsoft 365 F1 et F3 sont faites pour les travailleurs de première ligne. Elles permettent de créer des comptes avec une connexion simplifiée, même sans e-mail dédié.
Les données de planification sont-elles stockées en Suisse ou en Europe ?
Microsoft propose la résidence des données en Europe pour Shifts. Les entreprises suisses peuvent ainsi répondre aux exigences locales tout en profitant du cloud Microsoft.
Peut-on utiliser Shifts sans connexion internet ?
Shifts a besoin d’internet pour fonctionner pleinement. Toutefois, l’application Teams mobile permet de voir certaines infos en mode hors ligne. Les données se synchronisent ensuite quand la connexion revient.
Comment Shifts se compare-t-il aux solutions de planning dédiées comme Planday ou Deputy ?
Shifts a l’avantage d’être intégré à Teams. Cela évite de multiplier les applications. Pour des besoins très précis comme une intégration paie avancée, les solutions dédiées peuvent compléter Shifts via les connecteurs WFM.
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