Le monde du travail traverse une mutation sans précédent. D’après le Work Trend Index 2024 de Microsoft, 75% des travailleurs du savoir utilisent déjà l’intelligence artificielle au quotidien. Face à cette révolution, les entreprises suisses cherchent des solutions pour accompagner leurs collaborateurs. C’est précisément là qu’intervient Microsoft Viva, la plateforme d’expérience employé qui place l’humain au cœur de la transformation numérique. Avec plus de 66 millions d’utilisateurs actifs mensuels dans le monde selon Microsoft Ignite 2024, cette suite d’outils redéfinit les standards de l’engagement collaborateur. Mais comment fonctionne-t-elle concrètement ? Et quels bénéfices peut-on en attendre ?
Avant de plonger dans les fonctionnalités avancées, il convient de comprendre ce qui rend Microsoft Viva unique sur le marché des plateformes d’expérience employé (EXP).
Lancée en février 2021, Microsoft Viva répond à un constat alarmant. En effet, les collaborateurs passent en moyenne 7 semaines par an à chercher des informations ou à recréer du contenu existant. Cette perte de temps colossale a donc poussé Microsoft à créer une plateforme unifiée.
Concrètement, la suite s’articule autour de quatre piliers fondamentaux. Le premier concerne la connexion et le sentiment d’appartenance. Le deuxième porte sur l’insight, soit les données pour améliorer le travail. Le troisième vise la croissance via l’apprentissage continu. Enfin, le quatrième cible l’alignement sur la mission de l’entreprise. Contrairement aux solutions fragmentées du marché, Viva s’intègre nativement à Microsoft Teams et SharePoint Online. Les collaborateurs n’ont ainsi plus besoin de jongler entre différentes applications.
La suite Viva se compose de plusieurs modules complémentaires. Chacun répond à un aspect spécifique de l’expérience employé.
Viva Connections centralise l’accès à l’intranet directement dans Teams. Par ailleurs, Viva Insights analyse les habitudes de travail pour proposer des recommandations personnalisées. De plus, Viva Learning transforme la formation continue en intégrant des contenus de LinkedIn Learning, Coursera et Skillsoft dans le flux quotidien.
Du côté de la communication, Viva Engage (anciennement Yammer) permet de créer des communautés thématiques. En parallèle, Viva Glint mesure l’engagement via des enquêtes régulières. Viva Pulse offre quant à lui aux managers des outils de feedback rapide. Finalement, Viva Amplify simplifie la communication multicanal.
L’intégration de l’IA générative dans Microsoft Viva marque un tournant décisif. Désormais, Copilot, l’assistant intelligent de Microsoft, s’invite dans chaque module.
Les chiffres du Work Trend Index 2024 sont éloquents. Les « power users » de l’IA économisent plus de 30 minutes par jour. Mieux encore, 90% d’entre eux affirment que l’IA rend leur charge de travail plus gérable. Dans Viva, cette puissance se traduit par des fonctionnalités très concrètes.
Copilot dans Viva Goals simplifie la définition des objectifs OKR. L’IA génère ainsi des suggestions à partir de documents existants comme les business plans. Par ailleurs, Copilot dans Viva Engage aide les dirigeants à rédiger des publications inspirantes. Il analyse également le sentiment des collaborateurs. De son côté, Copilot dans Viva Learning propose des parcours de formation adaptés au profil de chaque employé.
L’innovation majeure reste toutefois le Dashboard Copilot dans Viva Insights. Disponible depuis fin 2024, il est accessible sans licence Viva supplémentaire pour les clients Microsoft 365 Copilot. Ce tableau de bord mesure l’adoption de l’IA et compare l’impact entre utilisateurs et non-utilisateurs. Un outil précieux pour démontrer le retour sur investissement.
Un paradoxe inquiétant ressort du Work Trend Index. D’un côté, 66% des dirigeants n’embaucheraient pas quelqu’un sans compétences IA. De l’autre, seuls 39% des employés ont reçu une formation dédiée. Microsoft répond à ce défi avec la Copilot Academy, un parcours intégré à Viva Learning.
Cette académie propose des contenus créés par les experts Microsoft. Les parcours vont de l’introduction aux prompts jusqu’à l’utilisation avancée. Une ressource incontournable, donc, pour les PME romandes et les grandes entreprises suisses.
Le bien-être des collaborateurs n’est plus un simple avantage social. C’est devenu un levier stratégique de performance. Viva Insights place cette préoccupation au centre de l’expérience employé.
Les professionnels perdent jusqu’à 2 heures par jour à cause des interruptions. Viva Insights répond à ce problème grâce à des recommandations personnalisées. La plateforme suggère notamment des temps de concentration et des alertes de surcharge.
Le système fonctionne sur trois niveaux distincts. Au niveau individuel, chaque collaborateur reçoit des conseils privés pour son équilibre. Pour l’aspect managérial, les responsables accèdent à des données agrégées et anonymisées. Au niveau organisationnel, les dirigeants visualisent les tendances globales. Ils peuvent ainsi identifier les risques de burnout à temps.
Ce point est crucial pour les entreprises suisses, sensibles à la protection des données. Viva Insights garantit l’anonymisation complète des informations individuelles. Les managers ne voient jamais les données personnelles de leurs collaborateurs. De plus, les emails marqués « privé » ou « confidentiel » sont exclus des analyses. Cette approche respectueuse rassure les équipes tout en offrant des insights précieux.
La formation n’est plus un événement ponctuel. Elle devient un processus continu intégré au travail quotidien. Viva Learning incarne parfaitement cette vision moderne.
Les chiffres parlent d’eux-mêmes. Selon le LinkedIn Workplace Learning Report, 94% des employés resteraient plus longtemps dans une entreprise qui investit dans leur développement. Par ailleurs, les organisations avec une forte culture d’apprentissage affichent un taux de rétention de 57%. Ce taux tombe à 27% pour celles avec une culture modérée.
Le travail hybride s’est imposé comme la norme. D’après le Baromètre Phygital Workplace 2025, 80% des collaborateurs y sont favorables. Toutefois, comment maintenir l’engagement quand les équipes sont dispersées ?
Viva Connections transforme l’intranet traditionnel en une expérience moderne. L’outil est accessible directement depuis Teams. Les collaborateurs y trouvent actualités personnalisées et ressources essentielles. Le tableau de bord s’adapte au profil de chaque utilisateur. L’information pertinente arrive ainsi à la bonne personne.
Viva Engage répond au défi majeur du travail hybride. Il s’agit de maintenir les connexions informelles qui font la culture d’entreprise. Les communautés thématiques permettent de partager connaissances et centres d’intérêt. Le « Leadership Corner » offre aux dirigeants un espace de communication authentique.
Selon une étude IWG citée par Comarketing-News, 69% des travailleurs hybrides affirment que l’IA facilite la collaboration à distance. L’intégration de Copilot dans Viva Engage amplifie cet effet. L’IA suggère des sujets de discussion et aide à rédiger des publications engageantes. Elle résume également les conversations pour ceux qui les ont manquées.
L’implémentation réussie de Microsoft Viva nécessite une approche structurée. Voici les recommandations clés pour les organisations suisses.
Inutile de déployer tous les modules simultanément. La bonne pratique consiste à identifier d’abord les besoins prioritaires. Une entreprise confrontée à un turnover élevé se concentrera sur Viva Learning et Viva Glint. Une organisation en pleine transformation digitale privilégiera plutôt Viva Insights. Une structure dispersée géographiquement démarrera par Viva Connections et Viva Engage.
Microsoft recommande une approche par phases. L’idéal est de commencer par un pilote avec un groupe d’ambassadeurs. Le déploiement s’étend ensuite progressivement par département ou site.
Bonne nouvelle pour les PME : plusieurs fonctionnalités Viva sont incluses dans Microsoft 365. Viva Connections, les fonctionnalités de base de Viva Insights et Viva Learning sont accessibles sans licence supplémentaire.
Microsoft Viva représente bien plus qu’une suite d’outils. C’est une vision holistique de l’expérience employé à l’ère de l’intelligence artificielle. En intégrant communication, formation, bien-être et engagement dans une plateforme unifiée, Viva aide les organisations à relever les défis du travail moderne.
Les chiffres sont éloquents : 66 millions d’utilisateurs actifs et des gains de 30 minutes par jour pour les power users IA. L’impact sur la rétention des talents est également mesurable. Pour les entreprises qui hésitent encore, le message est clair. L’avenir de l’expérience employé se construit aujourd’hui, et les outils pour y parvenir sont déjà disponibles.
Microsoft Viva est-il inclus dans Microsoft 365 ?
Certaines fonctionnalités sont incluses, notamment Viva Connections et Viva Learning de base. Les fonctionnalités premium nécessitent toutefois une licence Viva supplémentaire.
Faut-il Microsoft Teams pour utiliser Viva ?
Teams est le point d’accès principal pour la plupart des modules. Certaines fonctionnalités restent néanmoins accessibles via le navigateur web.
Comment Viva Insights protège-t-il la vie privée des collaborateurs ?
Les données personnelles ne sont visibles que par l’individu concerné. Les managers n’accèdent qu’à des données agrégées et anonymisées.
Microsoft Viva peut-il convenir aux PME suisses ?
Absolument. Les PME peuvent commencer par les fonctionnalités incluses dans Microsoft 365. Elles évoluent ensuite vers les modules premium selon leurs besoins.
Combien de temps faut-il pour déployer Microsoft Viva ?
Un projet pilote peut être opérationnel en 3 à 6 semaines. Un déploiement complet prend généralement entre 3 et 6 mois.
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