Entre les e-mails qui s’accumulent, les réunions qui s’enchaînent et les projets qui se multiplient, gérer ses tâches efficacement représente un véritable défi quotidien pour les professionnels suisses. Microsoft propose deux outils phares pour organiser le travail : Microsoft Planner et Microsoft To Do. Mais lequel correspond vraiment à vos besoins ? Ces deux applications, intégrées à Microsoft 365, semblent similaires au premier abord. Pourtant, elles répondent à des usages bien distincts. Que vous soyez collaborateur d’une PME, chef de projet dans une multinationale zurichoise ou indépendant basé à Lausanne, ce guide complet vous aide à faire le bon choix. Découvrez les fonctionnalités, les différences clés et les meilleures pratiques pour optimiser votre gestion des tâches en 2025.
Avant de comparer les deux solutions, il est essentiel de bien comprendre ce que propose chaque outil. Commençons par Microsoft Planner, la solution collaborative de gestion de projet intégrée à l’écosystème Microsoft 365.
Microsoft Planner est un outil de gestion de projet collaboratif conçu pour les équipes. Lancé en 2016, il permet de planifier, organiser et suivre l’avancement des tâches au sein d’un groupe de travail. Selon Microsoft Support, cet outil offre une interface visuelle intuitive basée sur la méthode Kanban, comparable à des solutions comme Trello ou Asana.
L’application s’adresse principalement aux équipes projets, aux managers et aux chefs de service qui ont besoin de coordonner le travail de plusieurs collaborateurs. Microsoft Planner convient idéalement à la gestion de projets d’équipe nécessitant collaboration et coordination, particulièrement lorsque les tâches s’interconnectent
Planner propose un ensemble de fonctionnalités pensées pour le travail d’équipe. Les plans constituent l’élément central : chaque plan représente un projet ou une initiative. À l’intérieur, les compartiments (buckets) permettent d’organiser les tâches par catégorie, phase ou thématique. Par exemple, un projet marketing pourrait contenir les compartiments « Conception », « Production » et « Diffusion ».
Enrichissez chaque tâche avec de nombreuses informations : attribution à un ou plusieurs membres, dates d’échéance, niveau de priorité (urgent, important, moyen, faible), checklists pour les sous-tâches, pièces jointes et commentaires. Les étiquettes colorées facilitent la catégorisation visuelle rapide. Les tâches récurrentes permettent d’éviter de recréer les mêmes tableaux à chaque itération.
L’un des atouts majeurs de Planner réside dans ses multiples modes d’affichage. La vue Tableau présente le classique Kanban avec les tâches organisées en colonnes. La Grille offre un affichage en liste détaillée, idéal pour les revues exhaustives. Le Calendrier permet de visualiser les échéances dans le temps. Quant à la vue Graphiques, elle fournit des tableaux de bord d’avancement pour identifier rapidement les tâches en retard ou terminées.
Pour les utilisateurs disposant d’une licence premium, Microsoft propose également la vue Chronologie (Gantt) ainsi que des fonctionnalités avancées comme la gestion des dépendances et les sprints agiles, selon Microsoft Learn.
Planner tire toute sa puissance de son intégration profonde avec l’écosystème Microsoft. Chaque plan s’associe automatiquement à un Groupe Microsoft 365, ce qui donne accès à un espace SharePoint partagé, une boîte aux lettres commune et un bloc-notes OneNote. L’intégration avec Microsoft Teams permet d’ajouter un onglet Planner directement dans les canaux d’équipe pour un accès centralisé.
L’automatisation avec Power Automate ouvre également des possibilités infinies, comme la création automatique de tâches à partir d’e-mails ou de formulaires.
Passons maintenant à Microsoft To Do, l’application de gestion des tâches personnelles qui séduit par sa simplicité et son efficacité au quotidien.
Microsoft To Do est une application de gestion des tâches individuelles héritière de Wunderlist, rachetée par Microsoft en 2015. Contrairement à Planner, elle se concentre sur la productivité personnelle plutôt que sur la collaboration d’équipe. Selon Futura Sciences, « Microsoft To Do s’est imposé comme un outil incontournable pour la planification et la gestion de tâches, que ce soit dans un contexte personnel ou professionnel ».
L’application est entièrement gratuite et accessible sur toutes les plateformes : Windows, iOS, Android et navigateur web. Elle s’adresse aux collaborateurs souhaitant organiser leur journée, aux étudiants, aux freelances ou à toute personne cherchant une solution simple pour ne rien oublier.
To Do propose des fonctionnalités centrées sur l’organisation individuelle. Les listes de tâches personnalisées permettent de regrouper les activités par thème, projet ou domaine de vie. Chaque tâche peut recevoir une date d’échéance, un rappel, des notes et même des pièces jointes jusqu’à 25 Mo. Les étapes (sous-tâches) permettent de décomposer les actions complexes en éléments plus petits.
La fonctionnalité de tâches récurrentes s’avère particulièrement utile pour les habitudes et routines. D’après le Blog du Modérateur, « les tâches se réinitialisent chaque jour dans My Day et des suggestions intelligentes de tâches à faire pour la journée sont proposées par To Do ».
La véritable force de To Do réside dans sa fonctionnalité « Ma Journée ». Ce planificateur quotidien personnalisé aide à prioriser les tâches importantes du jour. Chaque matin, l’utilisateur démarre avec une liste vierge et peut y ajouter manuellement les tâches prioritaires ou utiliser les suggestions intelligentes basées sur les éléments en retard ou à échéance proche.
Selon Microsoft Support, « toutes les tâches entrées dans l’affichage Ma journée sont également enregistrées dans votre liste de tâches. Tout ce que vous ne pourrez pas terminer aujourd’hui sera enregistré et vous sera suggéré demain ». Cette approche encourage une planification quotidienne efficace sans surcharge mentale.
To Do s’intègre parfaitement avec Outlook. Les tâches créées dans Outlook apparaissent automatiquement dans To Do, et inversement. Les e-mails marqués avec un indicateur deviennent des tâches dans la liste « E-mails avec indicateur ». Cette synchronisation bidirectionnelle permet de centraliser toutes les actions à mener sans jongler entre les applications.
Les tâches qui se trouvent dans votre liste To Do sont automatiquement synchronisées avec vos listes dans Planner. Ainsi, accédez à toutes vos tâches personnelles et d’équipe dans une même interface.
Pour y voir plus clair, voici une comparaison directe des deux outils sur les critères essentiels. Ce tableau aide à identifier rapidement quelle solution correspond à chaque besoin.
| Critère | Microsoft Planner | Microsoft To Do |
|---|---|---|
| Usage principal | Gestion de projet d’équipe | Gestion de tâches personnelles |
| Collaboration | Native et complète | Limitée (listes partagées) |
| Vue Kanban | Oui (fonctionnalité centrale) | Non |
| Attribution de tâches | À plusieurs membres | Basique |
| Graphiques d’avancement | Oui | Non |
| Fonctionnalité Ma Journée | Via l’app unifiée Teams | Fonctionnalité centrale |
| Intégration Outlook | Calendrier | Tâches et e-mails |
| Application mobile | Oui | Oui |
| Inclus dans Microsoft 365 | Oui | Oui (gratuit même sans M365) |
Microsoft Planner séduit grâce à ses intégrations natives et son ergonomie, tandis que To Do fait la différence par sa simplicité au quotidien
Bonne nouvelle : il n’est pas nécessaire de choisir définitivement entre les deux outils. Microsoft a conçu ces applications pour fonctionner en complémentarité plutôt qu’en concurrence.
Lorsqu’une tâche Planner est attribuée à un utilisateur, elle apparaît automatiquement dans To Do, dans la liste « Affecté à moi ». Cette synchronisation permet de centraliser toutes les tâches personnelles – qu’elles proviennent de projets d’équipe ou d’initiatives individuelles, au même endroit. Les modifications effectuées dans l’une ou l’autre application sont répercutées en temps réel.
Selon Microsoft Support, « le mieux, c’est que vous pouvez utiliser To Do et Planificateur ensemble pour qu’ils se complètent l’un l’autre. Dans To Do, sélectionnez Attribué à vous pour afficher les tâches qui vous sont affectées ».
En 2024, Microsoft a lancé une refonte majeure en unifiant l’expérience de gestion des tâches. L’ancienne application « Tâches par Planificateur et To Do » a été renommée simplement « Planner » dans Teams. Cette nouvelle version centralise les tâches individuelles (To Do), les projets d’équipe (Planner) et même les fonctionnalités avancées de Project for the Web.
Avec le nouveau Planner, Microsoft rassemble trois philosophies en un seul outil : la simplicité de To Do pour le quotidien, la collaboration de Planner pour les équipes et la puissance de Project pour les projets complexes
Pour les professionnels suisses, la meilleure approche consiste à utiliser les deux outils de manière complémentaire. Planner gère les projets d’équipe avec visibilité partagée. To Do organise les tâches personnelles et la planification quotidienne via « Ma Journée ». L’application unifiée dans Teams offre une vue consolidée de l’ensemble.
Cette stratégie permet de ne jamais perdre de vue ses engagements, qu’ils concernent un projet collectif ou des responsabilités individuelles.
La théorie, c’est bien. La pratique, c’est mieux. Voici des scénarios concrets pour identifier l’outil adapté à chaque contexte professionnel.
Outil recommandé : Microsoft Planner
Une agence de communication lance une campagne pour un client. Le chef de projet crée un plan avec des compartiments par phase : « Brief », « Création », « Validation », « Diffusion ». Chaque tâche est attribuée au graphiste, au rédacteur ou au community manager concerné. Les graphiques d’avancement permettent de présenter l’état du projet lors des réunions hebdomadaires. L’intégration Teams centralise les échanges autour du plan.
Outil recommandé : Microsoft To Do
Un comptable utilise To Do pour structurer ses journées. Chaque matin, il consulte « Ma Journée » et ajoute les priorités : clôture mensuelle, appels clients, préparation du budget. Les e-mails importants reçus dans Outlook sont marqués et apparaissent automatiquement comme tâches. Les rappels évitent d’oublier les échéances fiscales critiques.
Outil recommandé : Planner + To Do combinés
Une PME de 25 collaborateurs à Fribourg utilise Planner pour chaque département : un plan « Projets clients », un plan « RH », un plan « IT ». Les collaborateurs gèrent leurs tâches personnelles dans To Do et visualisent leurs assignations Planner dans la liste « Affecté à moi ». Cette organisation garantit une vision d’ensemble pour la direction tout en préservant l’autonomie individuelle.
La question du coût préoccupe légitimement les décideurs. Bonne nouvelle : les deux outils sont accessibles sans frais supplémentaires pour la plupart des entreprises.
Les abonnements Microsoft 365 Business Basic, Business Standard et Business Premium incluent Microsoft Planner, tout comme les licences Enterprise E1, E3 et E5.
Microsoft To Do est entièrement gratuit, même sans abonnement Microsoft 365. Un simple compte Microsoft suffit pour accéder à toutes les fonctionnalités.
Pour les fonctionnalités avancées (vue Gantt, dépendances, sprints, Copilot), une licence Planner Plan 1 ou supérieure est nécessaire.
Disposer des bons outils ne suffit pas. Encore faut-il les utiliser efficacement. Voici des conseils concrets pour tirer le meilleur parti de chaque solution.
Nommer clairement les compartiments selon les phases du projet facilite la navigation. Utiliser les étiquettes colorées de manière cohérente à travers tous les plans renforce la lisibilité. Toujours définir un propriétaire pour chaque tâche garantit la responsabilité. Exploiter les graphiques lors des réunions d’équipe valorise la transparence. Enfin, automatiser les actions répétitives avec Power Automate fait gagner un temps précieux.
Commencer chaque journée par la planification de « Ma Journée » ancre une routine productive. Utiliser les rappels pour les échéances critiques évite les oublis coûteux. Créer des tâches récurrentes pour les habitudes (rapport hebdomadaire, suivi mensuel) structure le travail régulier. Diviser les grosses tâches en étapes rend le travail moins intimidant. Synchroniser avec Outlook centralise toutes les sources d’actions.
La question n’est finalement pas « Microsoft Planner ou To Do ? » mais plutôt « comment utiliser ces deux outils ensemble ? ». Planner excelle dans la gestion de projet collaborative avec ses tableaux Kanban, ses graphiques d’avancement et son intégration Teams. To Do brille pour l’organisation personnelle quotidienne grâce à « Ma Journée » et sa synchronisation Outlook.
Pour les professionnels, la stratégie gagnante consiste à combiner les deux applications. Les projets d’équipe trouvent leur place dans Planner. Les tâches individuelles et la planification quotidienne se gèrent dans To Do. L’application unifiée dans Teams offre une vision consolidée de l’ensemble. Avec l’arrivée de Copilot et des fonctionnalités d’intelligence artificielle, Microsoft renforce encore cette expérience intégrée pour 2025.
Prêt à transformer votre gestion des tâches ? Commencez par créer un premier plan Planner pour un projet pilote et configurez To Do pour votre productivité personnelle. Vos journées n’auront jamais été aussi bien organisées.
Puis-je utiliser Microsoft Planner sans Microsoft Teams ?
Oui, absolument. Microsoft Planner est accessible via l’application web à l’adresse planner.cloud.microsoft sans passer par Teams. Toutes les fonctionnalités sont disponibles. Cependant, l’intégration avec Teams offre une expérience plus fluide en centralisant les conversations et les fichiers autour du plan de projet.
Les tâches créées dans To Do apparaissent-elles dans Planner ?
Non, le flux fonctionne dans un seul sens. Les tâches Planner attribuées à un utilisateur apparaissent dans To Do (liste « Affecté à moi »). En revanche, les tâches créées directement dans To Do restent personnelles et ne remontent pas vers Planner. Cette logique préserve la distinction entre travail d’équipe et organisation individuelle.
Microsoft To Do fonctionne-t-il hors connexion ?
Oui, l’application mobile To Do offre un mode hors ligne. Les tâches consultées récemment restent accessibles et les modifications sont synchronisées dès le retour de la connexion internet. Planner, en revanche, nécessite une connexion active pour fonctionner pleinement, même si l’application mobile propose un cache limité.
Existe-t-il une limite au nombre de tâches dans un plan Planner ?
Oui, Microsoft impose une limite de 2 400 tâches par plan. Pour les projets volumineux, il est recommandé d’archiver régulièrement les plans terminés ou de créer plusieurs plans distincts. Cette limite s’applique aux plans basiques comme aux plans premium selon la documentation officielle Microsoft.
Comment migrer de Trello vers Microsoft Planner ?
Microsoft ne propose pas d’outil d’importation native directe depuis Trello. Plusieurs options existent néanmoins : d’abord, utiliser Power Automate pour automatiser la création de tâches ; ensuite, recourir à des outils tiers spécialisés dans la migration ; ou encore, procéder à une migration manuelle pour les petits projets. Pour les entreprises suisses avec de nombreux tableaux Trello, faire appel à un partenaire Microsoft certifié peut s’avérer judicieux.
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