Ce que vos Vacances de Fin d’Année Révèlent sur votre Façon de Déléguer

Sommaire

1. Le test des vacances : pourquoi l’ordinateur part avec vous
2. Les signes que vous déléguez mal
3. Ce que vous pouvez confier, et ce que vous gardez
4. Déléguer en quatre temps avant le départ
5. La passation d’une page qui vous évite les appels
6. Pendant l’absence : décider ce qu’est une vraie urgence
7. Au retour : garder ce qui a été délégué
8. Conclusion
9. FAQ

Chaque année, le même scénario se répète dans beaucoup d’équipes. Début décembre, le manager regarde son agenda. Tout converge vers les mêmes dates : budgets à boucler, clients à livrer, entretiens à terminer. Alors il se dit qu’il « jettera un œil » à ses mails pendant les fêtes. Juste au cas où.

Ce « juste au cas où » coûte cher. D’abord, il ronge le repos de la personne qui part. Ensuite, il envoie un message clair à l’équipe, même si personne ne le formule : sans moi, rien ne tient.

Or la plupart du temps, l’équipe pourrait tenir. Simplement, personne ne lui a donné le cadre, l’information et l’autorisation de le faire. Autrement dit, ce que l’on prend pour un problème de vacances cache un problème de délégation. Et bonne nouvelle : il reste environ six semaines avant Noël pour apprendre à déléguer ce qui doit l’être.

Le test des vacances : pourquoi l’ordinateur part avec vous

Une absence de deux semaines agit comme un test grandeur nature. Le reste de l’année, un manager qui garde tout pour lui peut compenser. Il répond vite, il arbitre dans le couloir, il rattrape le soir. En vacances, en revanche, cette compensation disparaît. Les failles apparaissent donc d’un coup.

Ce que disent les dirigeants de PME

Le phénomène touche de nombreuses entreprises suisses. Le portail PME de la Confédération consacre d’ailleurs un dossier à l’art de savoir déléguer. Les experts interrogés y relèvent deux freins récurrents. Le premier : la conviction de faire mieux soi-même. Le second : l’idée que déléguer prend trop de temps. Ces deux croyances paraissent raisonnables à court terme. Pourtant, elles vous enferment peu à peu dans un rôle d’exécutant.

Le vrai coût du « je regarderai mes mails »

Rester joignable semble anodin. Toutefois, une seule consultation de messages suffit souvent à relancer la machine mentale : un dossier qui coince, une réponse à rédiger, une inquiétude pour la rentrée. De plus, votre équipe s’adapte à ce comportement. Si vous répondez le 27 décembre, elle vous écrira le 28. Votre disponibilité devient alors une habitude, et non plus une exception.

Les signes que vous déléguez mal

Une délégation ratée ne se voit pas toujours au quotidien. En fait, elle se lit dans de petits signaux que l’on finit par trouver normaux. Avant de préparer votre départ, faites donc un rapide état des lieux. Si plusieurs de ces situations vous parlent, l’équipe aura du mal à tenir sans vous :

• vos collaborateurs viennent vous voir pour des décisions qu’ils pourraient prendre seuls ;
• certains dossiers n’avancent que lorsque vous êtes au bureau ;
• vous seul connaissez l’état réel d’un client ou d’un projet ;
• vous reprenez régulièrement une tâche déjà confiée, parce que « ce sera plus rapide » ;
• chaque absence se termine par une pile de sujets en attente à votre retour.

Le quatrième point mérite une attention particulière. Reprendre une tâche, même avec de bonnes intentions, détruit la confiance. En effet, le collaborateur en conclut que son travail compte peu, puisque le dernier mot vous revient toujours. Sur ce point, les experts du portail PME tranchent : une fois une tâche confiée, elle reste chez le collaborateur, sauf problème majeur.

Enfin, observez vos propres réactions. Imaginez un collègue qui répond seul à votre meilleur client. Si cette idée vous met mal à l’aise, ce malaise vous renseigne. Soit la personne manque de préparation, soit vous manquez de confiance. Dans les deux cas, vous pouvez le travailler avant les fêtes.

Ce que vous pouvez confier, et ce que vous gardez

Déléguer ne veut pas dire tout donner. Certaines missions relèvent du rôle même de manager et restent chez vous. D’autres, en revanche, y restent par habitude bien plus que par nécessité. Le tableau ci-dessous vous aide à faire le tri.

Ce tableau réserve souvent une surprise : la liste de ce qui doit vraiment rester chez vous tient en quelques lignes. Tout le reste, vous pouvez le déléguer, à condition de bien le préparer.

Déléguer en quatre temps avant le départ

Pour bien déléguer, la méthode compte autant que l’intention. Une délégation improvisée la veille du départ produit en effet l’inverse du résultat recherché. La personne ignore jusqu’où elle peut aller, donc elle vous appelle. Voici une démarche en quatre temps, à lancer au moins trois semaines avant vos congés.

1. Choisir la tâche et la personne

Partez des forces de chacun plutôt que de la disponibilité. Le collaborateur le moins chargé ne convient pas forcément le mieux. Posez-vous aussi la question inverse : pour qui cette mission représente-t-elle une vraie occasion d’apprendre ? Bien choisie, une délégation motive, car elle donne du sens et de la reconnaissance.

2. Cadrer le résultat, pas la méthode

Expliquez d’abord le but de la mission, le résultat attendu et le niveau de qualité visé. Ensuite, séparez ce qui ne se négocie pas de ce qui reste libre. L’échéance, le budget et la qualité forment le cadre fixe. La manière de s’y prendre, elle, appartient au collaborateur. Les experts du portail PME recommandent précisément cette distinction. Accepter une autre méthode que la vôtre, pour un résultat équivalent, reste d’ailleurs l’étape la plus difficile pour beaucoup de managers.

3. Fixer le niveau d’autonomie

Toutes les délégations n’appellent pas la même liberté. Pour chaque sujet, précisez donc l’une de ces trois options. La personne décide seule, elle décide puis vous informe, ou elle prépare une décision que quelqu’un d’autre validera. Cette précision paraît formelle. Pourtant, elle évite la plupart des appels pendant les vacances, car chacun sait d’avance ce qu’il peut trancher.

4. Prévoir les points de contrôle

Avant votre départ, fixez un ou deux points d’étape : un premier essai en conditions réelles, puis un bilan rapide. Par exemple, laissez la personne gérer seule un client pendant une semaine en décembre, alors que vous êtes encore là. Ainsi, vous corrigez le tir à temps, sans reprendre la main. Le jour du départ, la délégation ne représente plus une découverte, mais une habitude déjà rodée.

La passation d’une page qui vous évite les appels

La plupart des appels de vacances ont une cause banale : il manquait une information. Une note de passation bien faite règle ce problème. Elle n’a pas besoin d’être longue. Au contraire, une seule page relue ensemble vaut mieux qu’un dossier de vingt pages que personne n’ouvrira.

Pour être utile, la note doit répondre à quelques questions simples :

• Qui fait quoi : pour chaque dossier ouvert, le nom de la personne qui le reprend ;
• Où en est-on : l’état réel de chaque sujet, avec la prochaine étape prévue ;
• Qui décide : le niveau d’autonomie fixé, et la personne à contacter au-delà ;
• Où trouver l’information : les dossiers partagés, les contacts clés et les documents de référence ;
• Ce qui peut attendre : la liste des sujets qui reprendront à votre retour.

Beaucoup de managers oublient ce dernier point. Pourtant, il rassure l’équipe autant que vous. Écrire noir sur blanc « ce sujet attendra le 5 janvier » libère vos collègues de la tentation de vous écrire.

Enfin, ne vous contentez pas d’envoyer la note par mail. Prenez trente minutes pour la parcourir avec les personnes concernées. Cet échange lève les doutes. Il permet aussi à chacun de valider la mission qu’il reçoit. Pour organiser ces dernières semaines sans vous noyer, nos astuces pour gérer son temps et ses priorités peuvent également vous aider.

Pendant l’absence : décider ce qu’est une vraie urgence

Même la meilleure délégation laisse une question ouverte : que faire si quelque chose de grave arrive ? Rester joignable en permanence ne règle rien. Mieux vaut définir à l’avance ce qu’est une vraie urgence, ainsi que le seul canal par lequel elle peut vous parvenir.

Une règle simple, écrite et partagée

Mettez-vous d’accord avec l’équipe sur deux ou trois situations précises qui justifient un appel. Par exemple : un client majeur en difficulté, un incident de sécurité, un problème grave touchant une personne. Tout le reste attend votre retour, ou passe par la personne désignée. Choisissez ensuite un canal unique, comme le téléphone. Vous pourrez alors couper les notifications de votre messagerie sans arrière-pensée.

Cette règle répond à un vrai besoin. Selon une enquête d’Eurofound, l’agence européenne des conditions de travail, huit salariés sur dix reçoivent régulièrement des messages professionnels hors de leurs heures de travail. Ce constat vaut aussi dans les entreprises dotées d’une politique de déconnexion. Une règle seule ne suffit donc pas : le manager doit aussi la respecter lui-même.

Ce que dit le droit suisse

Contrairement à certains pays voisins, la Suisse n’inscrit pas de « droit à la déconnexion » dans la loi. En revanche, le Code des obligations protège clairement les vacances. Son article 329d interdit par exemple de les remplacer par de l’argent tant que dure le contrat de travail. Le législateur envoie ainsi un message limpide : les vacances servent à se reposer, et non à travailler autrement.

Montrer l’exemple

Enfin, votre comportement pèse plus lourd que vos consignes. Swissmem le rappelle dans ses conseils pour déconnecter pendant les vacances : quand les cadres restent joignables, leurs équipes s’alignent. À l’inverse, un manager qui coupe vraiment autorise ses collaborateurs à faire de même pendant leurs propres congés.

Au retour : garder ce qui a été délégué

Le retour de vacances demande de la vigilance. Pris par la pile de messages, beaucoup de managers reprennent spontanément tous les dossiers confiés. En quelques jours, la délégation construite en décembre s’efface. Or c’est justement à ce moment-là qu’elle peut devenir durable.

Commencez par un court bilan avec chaque personne qui a assuré un relais. Demandez-lui ce qui a bien fonctionné, ce qui l’a gênée et quelles décisions elle a prises. Si une chose a coincé, revenez au cadre plutôt que de chercher un responsable. L’objectif consiste à trouver une meilleure solution, pas un coupable.

Ensuite, posez-vous une question simple : parmi les tâches confiées pendant les fêtes, lesquelles peuvent rester définitivement chez la personne ? Souvent, la réponse est « la plupart ». Vous aurez alors gagné bien plus que deux semaines de repos. Vous aurez libéré du temps pour la part du rôle que vous seul pouvez tenir : la vision, l’accompagnement et les décisions difficiles.

Choisir la bonne personne, cadrer une mission, fixer l’autonomie et suivre sans reprendre la main : ces gestes s’apprennent. Notre formation Déléguer pour gagner en efficacité les travaille en une journée, à Genève, à Lausanne ou à distance.

Conclusion

Emporter son ordinateur en vacances ne prouve aucun dévouement. Le plus souvent, ce geste trahit une délégation inachevée. La fin d’année offre donc une occasion rare : un test à date fixe, avec quelques semaines pour s’y préparer.

Commencez par trier ce que vous gardez et ce que vous confiez. Ensuite, cadrez chaque mission, fixez l’autonomie de chacun, rédigez une passation d’une page et définissez la vraie urgence. Au retour, gardez ce qui a fonctionné. Apprendre à déléguer avant les fêtes, c’est finalement offrir deux cadeaux d’un coup : du repos pour vous, et de l’autonomie pour l’équipe. D’autres ressources pour les managers vous attendent dans notre catalogue Soft Skills.

FAQ

Pourquoi est-ce si difficile de déléguer ?
Deux croyances freinent la plupart des managers : penser que l’on fera mieux soi-même, et que déléguer prend trop de temps. Vraies à court terme, elles finissent par vous rendre indispensable sur tout.

Combien de temps avant ses vacances faut-il commencer à déléguer ?
Idéalement trois semaines au moins. Ce délai permet un essai en conditions réelles pendant votre présence, puis une correction avant le départ.

Que ne faut-il jamais déléguer ?
Les missions qui relèvent directement de votre rôle de manager : l’évaluation des personnes, les sujets RH sensibles et certaines décisions qui engagent l’entreprise au-delà d’un seuil fixé.

Un employeur peut-il exiger qu’un salarié reste joignable pendant ses vacances ?
En Suisse, les vacances servent au repos et ne peuvent pas être remplacées par de l’argent pendant le contrat (art. 329d CO). Pour un cas particulier, vérifiez votre contrat et votre convention collective.

Comment éviter de reprendre une tâche déléguée à son retour ?
Faites un bilan avec la personne et revenez au cadre fixé si quelque chose a coincé. Décidez ensuite ensemble de ce que vous allez déléguer définitivement.